Prozessmanagement

Gewachsene Strukturen oder stetige Anpassungen an Kunden und den Markt sind nur zwei Gründe dafür, warum die Unternehmensstrukturen nicht mehr so reibungslos funktionieren. Denn mehr Mitarbeiter, mehr Kunden und noch mehr Projekte haben zur Folge, dass die Zusammenarbeit und die übergeordneten Strukturen schnell unübersichtlich werden und Reibungen entstehen, die zu Fehlern und Qualitätsverlust in der alltäglichen Arbeit führen. Die vermeintliche Effizienz durch mehr Mitarbeiter verpufft schnell, wenn Abläufe nicht regelmäßig an die neuen Gegebenheiten angepasst werden.

Prozesse und Strukturen

Schnell wird in so einer Situation der Wunsch nach besseren Prozessen und mehr Strukturen laut, sind sie doch das vermeintliche Mittel, um den Wachstum wieder in gute Bahnen zu lenken damit nicht nur die Zufriedenheit bei den Mitarbeitern steigt sondern die eigene Arbeit mit mehr Effizienz geleistet werden kann.

Nicht nur die Unternehmenskultur an sich, sondern gut funktionierende Prozesse und klare Regeln sind notwendig, ohne jedoch die notwendige und auch wichtige Flexibilität aus den Augen zu verlieren.

Change Management als stetige Aufgabe begreifen

Wichtig in so einem Change-Management ist es zunächst zu identifizieren, wo es ineffektive Prozesse gibt und vor allem, wo welche gar gänzlich Prozesse fehlen, die zunächst erarbeitet und im Anschluss etabliert werden müssen. Hier gibt es durch verschiedene Teammitglieder entsprechend unterschiedliche Auffassungen darüber, wie effektiv oder ineffektiv die Prozesse gesteuert und von allen im Team gelebt werden.

Damit ein Veränderungsprozess funktioniert ist es ebenso wichtig, die Beteiligten mit in diesen Prozess mit einzubeziehen. Die Mitarbeiter im Unternehmen, die täglich mit ineffektiven oder fehlenden Prozessen konfrontiert sind, haben wichtiges Feedback, was in der Diagnose und Analyse der Arbeitsabläufe helfen kann. Wertschätzung gegenüber den Beteiligten ist ebenso wichtig, damit später auftretender Widerstand schon frühzeitig gesenkt wird.

Im Rahmen des Prozessmanagements arbeite ich nach dem 8-Stufenmodell nach John P. Kötter:

  • Gefühl der Dringlichkeit vermitteln
  • Führungskoalition aufbauen
  • Vision und Strategie entwickeln
  • Vision kommunizieren
  • Hindernisse aus dem Weg räumen
  • Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
  • Veränderung weiter antreiben, nicht nachlassen
  • Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Der KVP: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Es ist sehr wichtig zu verstehen, dass die Aufgabe des Change Managements nie abgeschlossen werden kann. Viel wichtiger ist zu verinnerlichen, dass im Rahmen des KVP auch neu etablierte Prozesse und Strukturen stetig im Wandel sind und diese hinsichtlich möglicher Verbesserungen überprüft und bei Bedarf auch modifiziert werden müssen.

Kommunikation ist wichtig

Die richtige interne Kommunikation in so einem Prozess ist ein grundsätzlicher Faktor, der die Akzeptanz bei den Beteiligten erhöht und auch die Bereitschaft erzeugt, aktiv am Veränderungsprozess mitzuwirken:

  • Die Beteiligten müssen frühzeitig informiert werden. Bereits getroffene Tatsachen haben schnell zur Folge, dass der Widerstand steigt und die Akzeptanz von Änderungen sinkt.
  • Änderungen müssen dokumentiert und den Beteiligten ausführlich beschrieben werden. Halbe oder gar fehlende Erklärungen zu den getroffenen Veränderungen bringen Unruhe und sorgen weiterhin für ineffektive Abläufe.
  • Das Licht am Ende des Tunnels ohne ein Ende zu erreichen. Die Bereitschaft, auch laufende Prozesse zu verbessern und weiter zu optimieren sollte ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskultur sein.

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